La Méthode PhieGest

Nous avons mis au point une méthode qui permet d’optimiser la gestion administrative et financière d’une pharmacie.

Cette organisation vous permettra de supprimer 50% des tâches administratives et devrait vous faire économiser entre 15K€ et 30K€ par an.

Etape 1 : Gestion dématérialisée des factures

Gérer et contrôler en interne les factures labos n'a jamais été aussi simple, PhieGest permet de fiabiliser en amont les données qui seront transmises  au cabinet comptable, lui évitant ainsi un surcroit de travail pendant la période fiscale. Le pharmacien appréciera de ne plus être sollicité en fin d'exercice par son comptable pour fournir une liste de documents manquants et peut être d'obtenir son projet de bilan plus rapidement.

L’expérience de plusieurs années de gestion et de délégation dans les officines nous a permis de mettre au point une méthode efficace.

Pour gagner du temps, nous conseillons de s'abonner à un collecteur de factures, nous avons choisi de travailler avec Digipharmacie.

Les factures arrivent dans l'espace Digipharmacie qui les redirige automatiquement vers PhieGest, le traitement se fait en dehors des heures d'ouverture. Tous les matins, les dernières factures disponibles sont dans PhieGest pour le contrôle des prix à la réception de la commande.

Il est conseillé de nommer un référent en interne (administratif, préparateur, pharmacien, autre), qui supervisera la collecte des factures fournisseurs depuis les espaces clients et s'assurera de leur conformité. Plus vous aurez de connecteurs actifs vers les labos, moins vous aurez à vous préoccuper de l'arrivée des factures depuis les autres canaux. (Sur Digipharmacie, le cadre du labo doit être vert).

PhieGest permet l'intégration de factures en provenance de différents canaux : factures papier, factures reçues par mail ou autre.

Les factures restent un point d’entrée important pour une gestion efficace, aussi, régulièrement, PhieGest vous remettra la liste des factures manquantes. Évitant ainsi de perdre beaucoup de temps en fin d’exercice à contacter les labos pour réclamer des factures anciennes.

Etape 2 : gestion dématérialisée des données bancaires

Vous êtes nombreux à passer beaucoup de temps derrières les interfaces web des banques en ligne où les opérations ne sont accessibles que sur 45 jours. PhieGest stocke les opérations bancaires dans sa base de données, elles sont accessibles sur plusieurs années. Toutes les informations se croisent, Banque, achats, ventes (récupération des données LGO Winpharma et Smart RX, en cours sur LGPI et Pharmaland) pour une meilleure interopérabilité.

Compte tenu du nombre important des mouvements bancaires en pharmacie, il est fortement conseillé d’automatiser le rapprochement bancaire avec les factures majoritairement prélevées par LCR. Avec les LCR, le fournisseur a le pouvoir de prélever automatiquement,  il est vivement conseillé au pharmacien de contrôler, encore faut il avoir les bons outils.

Comment allez vous gagner du temps ?

• La recherche d’information est immédiate (interopérabilité de toutes les données de l'officine),
• Les LCR sont éclatées automatiquement à la BNP et le LCL,
• PhieGest rapproche automatiquement 90% des opérations bancaires,
• Outils de communication vers les données des LGO,
• Génération automatique des écritures comptables

Vous retrouverez les données fiables d’une balance comptable dans PhieGest sans avoir à appeler votre comptable. En un clic de souris, vous saurez si un fournisseur est payé ou pas, si les RRR ont été versées. Vous pourrez suivre l'évolution des factures d'électricité, consulter l’échéancier des paiements, etc.

Etape 3 : Traitements mensuel

Accompagnement du titulaire pour gagner en autonomie dans l'intégration de la banque et la préparation des données pour le comptable.

Tous les trimestres, possibilité de sortir les indicateurs de gestion (tableaux de bords, cartographie du stcock, factures manquantes, ...)

Le volume de données (facture et banque) est très important dans une pharmacie, automatiser le suivi en interne permet une meilleure visibilité des finances de l'entreprise et fiabilise les échanges avec l'expert comptable.

PhieGest génère automatiquement les écritures comptables (achat, banque, LCR, Chq, ...), la pharmacie d'officine reste un métier particulier qui demande une connaissance de la profession pour en apprécier les différences. Tous les comptables ne sont pas familiers avec les ROSPS, le Tiers Payant, les RRR, le contrôle des remises...

Nous venons de vous donner un aperçu de notre méthode, nous pouvons vous la fournir sur demande.